I tempi cambiano per il lavoro e per la scuola. La rilevanza delle nuove tecnologie, la nascita di nuove figure professionali, l’insorgere di nuove esigenze di lavoro e di studio legate alla flessibilità, ci costringono ad organizzare il lavoro e la didattica da casa.
Non tutti però hanno la fortuna di avere uno studio in casa, vale a dire una stanza adibita esclusivamente a studio, dotata di tutti i comfort. Per molti che vivono in appartamenti tradizionali, smart working significa prima di tutto chiedersi: “Ma dove mi metto?!”. E poi nella pratica vagabondare quotidianamente per casa con sguardo perso, con un portatile in mano, alla ricerca di un posto adeguato, in cui ci siano le prese comode per accedere alla corrente elettrica ed ad internet, che non sia invaso da bambini o panni da stirare, per arrivare ad optare inizialmente per la tavola da stiro ed infine ripiegare sul tavolo del soggiorno che ormai, poveretto, ne aveva già viste di tutti i colori, si abituerà anche a questo.
Ecco, se siete messi così, allora leggete questo articolo, vi sarà d’aiuto per organizzare uno spazio in casa in cui lavorare in santa pace.
Create un angolo dedicato ed esclusivo
Se non si ha disposizione una stanza della casa da adibire a studio, tirate fuori le vostre doti nascoste da interior designer ed iniziate ad immaginare in quale angolo della casa appoggiare il vostro computer per svolgere esclusivamente il vostro lavoro.
Sfruttate l’ingresso con una consolle, un tavolo di vetro sull’angolo più remoto del salotto o un piccola scrivania nella camera da letto.
La scrivania è il mobile principale che connota il vostro nuovo spazio, con il suo messaggio intrinseco “non disturbare”, va collocata in un punto della casa in cui potrete adibire il vostro piccolo ufficio in maniera permanente, altrimenti sarete costretti a spostare continuamente il vostro portatile sul tavolo del soggiorno, togliendo concentrazione e tempo al vostro lavoro. Avendo uno spazio dedicato, potrete fare la pausa pranzo velocemente, senza dover togliere e rimettere il computer sul tavolo. Meglio un angolo piccolo ed appartato, rispetto ad un grande spazio da condividere con altre attività o con i vostri familiari, ciò vi aiuterà a dividere il momento di lavoro da quello domestico.
Lo spazio che scegliete dovrebbe essere acusticamente isolato, per permettervi di fare delle conference call in tutta tranquillità. Potete pensare ad una libreria aperta come filtro con un altro ambiente della casa o un separè per interni, non risolverà completamente il problema, ma un pochino vi aiuterà.
Inoltre, dovete pensare a cosa avete alle vostre spalle; ormai con le videochiamate la gente non guarda più se siete pettinati bene, ma cosa avete alle vostre spalle, alla ricerca di qualche dettaglio che denoti qualche ambito interessante e sconosciuto della vostra vita, quindi domandarsi sempre cosa vedono gli altri. Non dovete nemmeno dare l’impressione di vivere in un garage: angolo bianco, senza né mobili né complementi di arredi, nulla, il vuoto più assoluto. Deve essere un’ambientazione accogliente e vagamente professionale, cioè no cucina, no divano, va bene invece una libreria, un mobile da soggiorno arredato con un vaso di fiori e un soprammobile, carino anche una parete colorata magari con qualche quadro appeso.
Ed evitate che qualcuno possa comparire in mutande dietro di voi proprio mentre state facendo una call, quindi meglio un angolo che non dia su qualche porta.
Basta qualche semplice accorgimento sensato, un po’ di buon gusto ed il gioco è fatto, potete anche fare il collegamento con il TG1 delle 20,00 e sembrerete un imprenditore di un certo livello.
Assicuratevi di aver scelto un angolo dotato di prese di corrente per il vostro computer, per la stampante o per collegarvi alla rete internet se non avete il wi-fi.
La scelta degli arredi
Potete optare per un tavolo, una scrivania o una consolle fronte muro, stare fronte muro vi aiuta ad essere più concentrati sul vostro lavoro.
Molto funzionali anche le consolle ribaltabili, le pareti attrezzate o un armadio su misura mobile incassato nel muro in cui poter aprire e riporre le proprie cose quando non si utilizzano. Sono soluzioni che vi consentono di tenere il vostro spazio di lavoro non perfettamente in ordine e soprattutto non fruibile ai vostri bimbi, che altrimenti, per mantenere la calma ogni volta che si avvicinano alla vostra scrivania, dovrete attingere a qualsiasi cosa sapete sullo Yoga.
Altro elemento da non sottovalutare per il colpo d’occhio finale e per la funzionalità della vostra postazione è la scelta della sedia. Se avete poco spazio oppure l’ambiente è poco luminoso, optate per una sedia in policarbonato trasparente, il vostro angolo risulterà più luminoso e spazioso. Altrimenti scegliete una sedia girevole, sono le più confortevoli ed ergonomiche per chi lavora alla scrivania.
Se avete un mobile basso con sportelli da mettere accanto alla scrivania da dedicare alla stampante, alla cancelleria e all’archivio dei documenti, il vostro ufficio in casa sarà davvero perfetto. Andrebbe bene un mobile alto dai 90 ai 120 cm, con degli sportelli e dei cassetti. Potete appoggiare la stampante sopra al mobile o riporla in uno degli sportelli se non la usata molto spesso, riporre la carta e la cancelleria nei cassetti, il resto dei documenti e faldoni negli sportelli.
Aggiungete delle piante, per rendere comunque accogliente e rilassante il vostro spazio di lavoro, magari con una pianta accanto alla scrivania, delle piante più piccole sulle mensole che avete intorno e dei fiori freschi alle vostre spalle. Hanno un effetto rilassante e renderanno l’ambiente meno asettico ed impersonale.
Gestione della luce
L’ideale è un ambiente naturalmente luminoso, ma non sempre si riesce a conciliare l’ideale con gli spazi sempre più ridotti delle nostre abitazioni.
Se la vostra idea è di mettere la scrivania o il tavolo difronte alla finestra per godervi un po’ la visuale che avete, sappiate che è una buona idea, perché ci consente di riposare la vista guardando fuori e distante ogni tanto, ma c’è da gestire la luce del sole con una tenda, per ripararsi dalla luce del sole negli occhi che in qualche orario della giornata potrebbe avere un effetto accecante.
Se la finestra è laterale va già molto meglio, ma probabilmente ci sarà un orario nell’arco della giornata in cui sarà necessario schermare un po’ il sole perché potrebbe accecarvi.
Stesso problema se la luce vi colpisce alle spalle, non vi darà fastidio agli occhi direttamente, ma riflettendo sullo schermo non vi farà lavorare bene, anche in questo caso va gestita la luce con tende, persiane o tapparelle.
Per quanto riguarda la luce artificiale, aggiungete una lampada da tavolo, posizionandola in corrispondenza dello schermo del computer, per affaticare di meno la vista. Inoltre, la lampada, se ha un bel design, arrederà il vostro spazio e sarà un elemento che distrae dall’inevitabile disordine che si creerà sulla scrivania tra cartelline, cancelleria e fogli vari. Infine, una lampada da tavolo renderà ancora più identificabile lo spazio come il vostro studio e conferirà quel tocco di aria professionale all’ambiente.
Per ogni attività c’è l’ora giusta
Poter lavorare in piena autonomia da casa ha un grande vantaggio e svantaggio: l’autonomia. Lo smart working è un tipo di lavoro adatto alle persone metodiche ed ordinate, che riescono ad organizzare il proprio tempo in maniera ottimale. Ci vuole un vero e proprio atteggiamento mentale rigoroso per mettersi a lavoro circondati dal proprio ambiente domestico. Chi non ha questa naturale predisposizione al rigore e alle regole, deve compiere un bello sforzo mentale per gestire il proprio tempo in uno spazio di solito adibito al tempo libero.
Per evitare di entrare in confusione e di non essere concentrati e produttivi quando si lavora, bisogna organizzare bene il proprio tempo, con una vera e propria scaletta alla quale attenersi abbastanza rigorosamente. Se avete degli orari imposti dall’azienda seguite quelli, invece, se l’azienda vi dice che non avete orari ma dovete portare a termine un progetto in maniera flessibile o siete dei lavoratori autonomi datevi comunque una regola. Ad esempio, organizzatevi la giornata in questo modo: 6,30 sveglia, due ore da dedicare a voi, alla casa o ad accudire i vostri bambini, 8,30-12,30 lavoro, 13,00 pranzo, 14,30-18,30 lavoro e il resto del tempo va organizzato tra lavori domestici, altri impegni personali e relax. Nel week-end basta scaletta, basta lavoro e vivete spontaneamente il vostro tempo.
Lascia le faccende domestici alle spalle
Soprattutto per le donne maniache dell’ordine, se l’angolo adibito allo smart working è riservato e fronte muro eviterete di distrarvi con le faccende domestiche che inevitabilmente avrete da fare, perché magari non avete ancora riordinato tutto intorno a voi. Una volta che vi siete sedute stop faccende, è come se siete uscite di casa per recarvi in ufficio. Quando avete spento il computer vuol dire che siete rientrate in casa e riprendete la vostra routine domestica e a quel punto lasciate il lavoro alle spalle, vale a dire togliete dalla vista tutto ciò che riguarda il lavoro, per evitare di continuare a lavorare quando siete invece in fase relax.
Come gestire i bambini mentre sei a lavoro
Le mamme che lavorano in casa sono le nuove eroine dei nostri giorni, perché non è per niente facile gestire nello stesso ambiente un asilo, un ristorante, una lavanderia, un albergo e un ufficio. Se non avete nessuno che accudisce i vostri bambini mentre siete impegnati al computer, cercate di pianificare anche il loro tempo, ma prima che vi mettiate al lavoro, per evitare che vi stressiate dovendo interrompere il vostro lavoro ogni dieci minuti. Organizzate almeno quattro giochi, per tenerli impegnati durante la vostra mezza giornata di lavoro, li tenete da una parte e ogni ora gli presentate un compitino o un giochino da fare, in modo che anche loro si sentiranno impegnati in un lavoro da svolgere, proprio come voi, tanto il loro spirito di emulazione nei vostri confronti è sempre in atto.
A questo punto tutto è pronto, non vi resta che prepararvi come se doveste andare in ufficio, quindi toglietevi quella tuta di dosso, capelli in ordine, qualche goccia di profumo e buon smart working.